WPS怎么加注释？这个功能我找了半天终于会用了

上周帮朋友改一份合同，对方发来的文档里好几处都需要标注修改意见。我拿着鼠标在WPS里点来点去，愣是没找到加注释的地方在哪儿。那一刻真的很抓狂，明明以前用过这个功能，怎么关键时刻就找不到了？后来折腾了一阵，终于把「WPS怎么加注释」这个问题搞明白了，今天就把这些方法整理出来，免得你也跟我一样抓瞎。

一、批注功能：最常用的注释方式

说实话，我第一次用WPS加注释的时候，完全没搞清楚「批注」和「注释」其实是一回事。WPS里这个功能叫「批注」，位置在顶部菜单栏的「插入」选项卡下面。

具体怎么操作呢？首先打开你要编辑的文档，选中需要添加注释的文字或段落。然后点击顶部菜单栏的「插入」，找到「批注」按钮，点一下。这时候文档右侧会弹出一个小的输入框，你就可以在里面写下你的意见或说明了。

我第一次用的时候还闹了个笑话，选完文字直接点了批注，结果弹出来的框里我写了半天，回头一看选错了段落，只能删掉重来。所以记住啊，先选对文字再点批注，省得白忙活。

还有一个快捷方式，选中文字之后直接按快捷键Ctrl+Alt+M，批注框立马就出来了。这个快捷键我现在用得特别顺，比鼠标点点点快多了。

二、脚注和尾注：适合学术写作的注释

如果你是写论文或者一些正式文档，可能需要的不是批注，而是脚注或尾注。这两种注释方式的区别在于，脚注会出现在每一页的底部，而尾注会集中在文档的最后。

添加脚注的方法是：光标放在需要注释的文字后面，点击「引用」选项卡，找到「插入脚注」按钮。点击之后，光标会自动跳到当前页的底部，你就可以输入注释内容了。脚注的前面会自动生成一个序号，和正文中的上标序号对应，格式很规范。

尾注的操作基本一样，只不过注释内容会统一放在文档结尾。我之前写毕业论文的时候，导师要求所有参考文献用尾注的形式标注，当时就是用这个功能搞定的，省了不少心。

有个小细节要注意，脚注和尾注的序号是自动递增的。如果你在中间插入了一条新注释，后面的序号会自动更新，不用你手动去改。这个设计真的很人性化，不然我这种粗心的人肯定搞得乱七八糟。

三、修订模式下的注释

还有一种情况，你可能需要在修改文档的同时添加一些说明。这时候可以用「修订」功能配合批注一起用。

点击「审阅」选项卡，找到「修订」按钮并开启。之后你对文档做的任何修改都会被记录下来，包括删除的内容、新增的内容，都会用不同颜色标注。在这个过程中，你还可以随时插入批注来解释为什么要这样改。

我有次跟同事协作改一份方案，就是用的这个方法。他打开文档之后，能清楚看到我改了哪些地方，每个修改的原因我也都用批注写明白了。比直接改完发过去让人家自己猜要靠谱得多。

不过要注意，用修订模式改完的文档，对方需要「接受」或「拒绝」这些修改，文档才会变成最终版本。这个步骤别忘了，不然发出去的文档全是修订痕迹，看着挺乱的。

四、手机端WPS怎么加注释

现在用手机办公的情况越来越多了，有时候在外面收到文档需要标注，总不能等回到电脑前再弄吧。其实手机端WPS也能加注释，只是入口藏得有点深。

用手机WPS打开文档后，选中要注释的文字，上方会弹出一排工具栏。往右滑，找到「批注」或「注释」按钮，点进去就可以输入内容了。界面比电脑端简化不少，但基本功能都有。

我个人感觉手机端加脚注尾注稍微麻烦一点，屏幕小操作起来不太顺手。但如果只是加个简单的批注说明一下，还是完全够用的。等回到电脑前再仔细整理也不迟。

五、注释太多怎么办

有次我帮人校对一篇长文章，批注加了二十多条。文档右边密密麻麻全是批注框，看得人眼花。后来发现WPS有个「审阅窗格」功能，可以把所有批注列在一个单独的窗口里，方便逐条查看和处理。

点击「审阅」选项卡，找到「审阅窗格」，可以选择在文档下方或左侧显示。这样所有的批注、修订记录都会以列表形式呈现，不用担心漏掉哪一条。

处理完的批注可以右键选择「删除批注」，或者一键删除文档中的所有批注。这个功能在文档定稿的时候特别有用，可以快速清理掉所有痕迹。

六、几个实用的小技巧

关于WPS怎么加注释，还有几个细节我觉得挺实用的。

第一个是批注的显示方式可以调整。默认情况下批注框在文档右侧，但如果觉得占地方，可以在「审阅」选项卡里选择「显示批注」，改成悬浮显示或者只在鼠标悬停时才出现。

第二个是批注可以设置不同的颜色和格式。如果你的文档需要多个人批注，每个人用不同颜色区分，看起来会清楚很多。在批注框上右键，选择「设置批注格式」，就可以改颜色、字体这些。

第三个是脚注和尾注可以互相转换。有时候写着写着发现脚注太多，想改成尾注，不用重新弄。在「引用」选项卡里找到「脚注和尾注」的设置面板，有个「转换」按钮，一键就能搞定。

我之前写报告的时候，本来用的脚注，后来觉得每页底下都有一堆注释影响阅读，就全转成尾注了。三秒钟的事儿，比重新录入不知道省了多少时间。

技巧拓展

我现在养成习惯了，收到别人的文档先开一下修订模式，这样改完之后对方能清楚看到我动了哪些地方，避免产生误解。

如果你的文档注释特别多，建议处理完一条就删一条，别攒到最后一起删。不然很容易搞混，也不知道哪些已经看过了。

还有个偷懒的办法，如果是自己看的注释，可以用高亮颜色标记文字，不用专门加批注。回头Ctrl+F搜索高亮颜色就能定位，简单粗暴但管用。

这些关于WPS怎么加注释的方法，说难不难，但刚接触的时候确实容易懵。尤其是批注、脚注、尾注这几个概念，一开始很容易搞混。希望这篇分享能帮到你，至少不用像我当初那样满屏幕乱找一通。

文档处理这些事儿，有时候就是一层窗户纸，捅破了其实挺简单。有问题欢迎留言，我也还在继续摸索，互相交流才能少走弯路嘛。